Aktuelle Beschaffungsprozesse in Krankenhäusern sind oft uneinheitlich und fragmentiert, was zu einer Vielzahl von Problemen führt. Wesentliche Anforderungen der Anwender:innen werden oft nicht ausreichend berücksichtigt. Fehlende Vorgaben zur Risikobewertung und die mangelnde Berücksichtigung der Patientensicherheit sind häufige Probleme. Einweisungen und Schulungen der Anwender:innen werden oft unzureichend durchgeführt, da Einweisungskonzepte und die Bereitstellung von Informationen durch die Hersteller:innen fehlen. Zudem werden Produkte oft ohne ausreichende Erprobung und Risikobewertung eingesetzt. Die Bevorzugung des günstigsten Produkts anstelle des sichersten und die unzureichende Betrachtung der Lebenszyklus- und Prozesskosten verschärfen die Problematik.
Wir empfehlen, klare Beschaffungsprozesse zu etablieren, die die Anforderungen und Erfahrungen aller relevanten Berufsgruppen frühzeitig einbeziehen. Die Produkte sollten vor der Beschaffung nicht nur getestet werden, umfassende Schulungs- und Einweisungskonzepte sind ebenfalls notwendig. Die Politik sollte durch gesetzliche Vorgaben die Integration der Patientensicherheit in den Beschaffungsprozess unterstützen.
Der Entscheidungsprozess bei der Einführung neuer Produkte sollte durch ein klar strukturiertes Ablaufschema unterstützt werden, beispielsweise durch Verfahrensanweisungen oder Checklisten. So wird die Einbindung relevanter Berufsgruppen fest in den Beschaffungsprozess integriert. Ein Sollprozess beschreibt die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der beteiligten Bereiche zur Gewährleistung der Patientensicherheit im Beschaffungswesen. Dieser umfasst das Anforderungsmanagement, die Standardisierung, die Identifikation und Bewertung von Produkten, die Marktevaluation, die Vorbereitung zur Beschaffung, die abschließende Bewertung und die Vergabe.